Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна приходная накладная и как правильно оформить этот документ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Для чего используется документ?
Правильно заполненные бланки ТОРГ-12 применяются при транспортировке различных изделий. Опираясь на них, со счета предприятия списываются отпущенные материальные ценности.
Приходная накладная – это документ, прилагающийся к транспортируемому грузу. На основании бланка совершается передача и поступление ценностей, а позже, оприходование товара — зачисление денежных средств. Это поступление должно подлежать регистрации. Процедура проводится совместно с оформлением первичной документации, таковым и приходится бланк ТОРГ-12.
Составляется бумага в момент покупки клиентом товара. На основании зафиксированной отчетности происходит оформление и доставка изделий покупателю.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Ошибки в первичных документах
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).
К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.
Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме — от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).
А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:
- арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
- разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной – «Мишка на севере»);
- неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки – «Заместитель директора»);
- суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).
Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.
Первичные учётные документы: инструкция по применению
Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.
- В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
- Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
- Затем в столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
- В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
- Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
- В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
- В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).
- Назначение документа
- Шапка документа
- Накладная № и От
- Номер
- От
- Контрагент
- Договор
- Счет на оплату
- Флажок Оригинал получен
- Организация
- Склад
- Ссылка Расчеты
- Ссылка Грузоотправитель и грузополучатель
- Ссылка НДС
- Табличная часть документа
- Номенклатура
- Количество
- Цена
- Сумма
- %НДС
- НДС
- Всего
- Счет учета
- Счет НДС
- Способ учета НДС
- Расходы (НУ)
- Номер ГТД
- Страна происхождения
- Дополнительные графы табличной части
- Код
- Артикул
- Единица
- Мест
- К.
- Подвал документа
- Строка итогов
- Регистрация счета-фактуры
- Комментарий
- Ответственный
- Печатные формы документа
- Особенности заполнения документа
- Поступление товара в неавтоматизированную торговую точку (НТТ)
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:
- объемы;
- в чем измеряется;
- по какой стоимости.
В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Документы для сделки с клиентом:
- Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
- Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
- Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
- Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
- Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
- Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке. Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.
Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, составляет пять лет.
Важно соблюдать указанный срок хранения, чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.
Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:
Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.
Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Общие правила заполнения накладной ТОРГ-12
Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 была разработана еще в 1998 году, но подробных требований к оформлению до сих пор нет. Есть лишь общие направления:
- накладная заполняется в 2 экземплярах: одна для продавца, вторая — для покупателя. Обе копии имеют одинаковую юридическую силу;
- в документе не допускаются помарки, перечеркивания и исправления;
- товарная накладная заполняется разборчивым почерком от руки. Можно заполнять форму на ПК, а затем распечатывать на принтере;
- не допускается наличие незаполненных граф;
- допускается заполнение и передача документа в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Для этого разработана специальная форма для отправки по ТКС (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).
Правильность заполнения приходной накладной ↑
Приходной накладной оформляется приход товарно-материальных ценностей от поставщиков. Унифицированная форма для этого документа отсутствует. Для создания накладной применяются типовые бланки, подходящие по случаю.
Составляет приходную накладную материально-ответственный сотрудник, который отпускает товар. Один экземпляр он составляет для себя, а второй для получателя ТМЦ.
Бланк приходной накладной может составляться на основе таких форм, утвержденных Постановлением Госкомстата №132 от 25.12.1998, как:
| ТОРГ-12 | Форма товарной накладной, используемой при реализации ТМЦ сторонней организации |
| ТОРГ-13 | Накладная для внутреннего перемещения, используемая для учета движения ТМЦ внутри организации либо меж ответственными материально лицами |
| ТОРГ-14 | Расходно-приходная накладная, используемая в мелкорозничной торговле при оформлении отпуска товаров, на какие не составляется товарный отчет |
По какой форме составляется?
Расходно-приходная накладная заполняется по форме ТОРГ-14. На основании ее один сотрудник передает товар, а другой принимает его на реализацию. При необходимости унифицированную форму можно сократить или дополнить.
Допустимо использование как унифицированной формы, так и самостоятельно составленной. В самостоятельно составленном документе должны присутствовать следующие графы:
- название;
- дата составления;
- наименование фирмы, составившей документ;
- суть произошедшей хозяйственной операции;
- измерение операции в натуральных и денежных единицах;
- должности материально ответственных лиц и их подписи.
Расходной накладной называют документ, согласно которому отпускаются материальные средства. Единой формы она не имеет, но обладает юридической силой. Согласно расходной накладной бухгалтеры проводят операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей. И в случае выявления каких-либо расхождений даже спустя некоторое время, согласно этому документу могут производиться разбирательства с претензиями и последующим обращением в суд.
Не смотря на то, что единой формы накладной нет, но законодательством все-таки регулируется данный документ. Из письма Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5 получается, что:
- Любое перемещение продукции от продавца к покупателю фиксируется товаросопроводительными документами, в т.ч. и накладными;
- Формируются только материально ответственными лицами;
- Накладные требуются как для подтверждения расходования, так и для оприходывания средств, в т.ч. и при возврате бракованного товара продавцу;
- Ответственное лицо, отпускающее товар во время работы, должно подтверждать прием и сдачу своей смены приходно-расходной накладной.
«Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли» (Письмо Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5)
Учитывая все эти аспекты, можно сказать, что расходная накладная больше нужна для учета продукции внутри самой организации. Это обусловлено еще и простотой оформления.
Часто расходную накладную формируют по одной из унифицированных форм:
- ТОРГ-12;
- ТОРГ-13;
- ТОРГ-14.
Это совсем необязательно, но доступность бланков, которые можно беспрепятственно скачать с нашего сайта, решает проблему быстро.
& Основные поля шапки документа:
1. Номер документа — внутренний порядковый номер документа (префикс документа – «Пн»);
2. Дата документа — дата оприходования документа;
3. Внеш. док № — номер расходной накладной поставщика;
4. Внеш. дата — дата расходной накладной поставщика;
5. Налог. накл № – номер налоговой накладной поставщика;
6. Внеш. дата НН — дата налоговой накладной поставщика;
7. Налог. накл получ – дата получения налоговой накладной;
8. Наименование — элемент справочника «Партнеры». Поставщик;
9. Доверенность № — номер доверенности на получение товара накладной. Для дальнейшего формирования отчета по доверенностям;
10. Дата доверенности – дата регистрации доверенности;
11. Дата оплаты – крайний срок оплаты накладной. Используется при построении отчета «Взаиморасчеты»;
12. Место хранения (Склад) – место хранения, на которое будет оприходован товар накладной;
13. Целевая аптека (кнопка «?») – подразделение, для которого осуществляется ввод данной приходной накладной. Поле активно при значении константы «Режим целевой аптеки» — «Да». Заполнение поля осуществляется при помощи кнопки «?»;
14. Цены с НДС – признак, который указывает на то, что в накладную будут вноситься цены с учетом НДС. Т.е. только в том случае, если закупочная цена будет в себе содержать НДС.
15. Соглашение – Соглашение (условия работы) с выбранным поставщиком.
16. Счет-поставка – учетная партия приходной накладной. Устанавливается автоматически при проведении накладной.
17. Оплата – тип оплаты данной накладной. Устанавливается вручную, либо автоматически при выборе соглашения.
18. Срок оплаты – срок оплаты данного документа. Может указываться вручную, если тип оплаты указан «Отсрочка» или рассчитываться согласно параметров, указанных в выбранном соглашении.
Да, можно.
В подтверждение расходов могут быть представлены первичные учетные документы, среди них, накладные. При этом документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты.
Но при этом коммерческие организации не обязаны применять первичные документы, составленные по унифицированным формам. Поэтому, если коммерческая организация предоставляет расходную накладную за поставленные ценности, то учреждение вправе ее принять.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:
— первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
— другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации. Документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы), и т. д.
Обоснование