Что такое кадровый аутсорсинг и почему он выгоден для руководства компании обзор лучших аутсорсиноговых агентств

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое кадровый аутсорсинг и почему он выгоден для руководства компании обзор лучших аутсорсиноговых агентств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Говоря простыми словами, аутсорсинг — это передача отдельных задач стороннему исполнителю. Например, строительная компания, которая часто нанимает на работу иностранных граждан, может взять в штат отдельного специалиста по кадрам разбирающегося в миграционном законодательстве. А может отдать функцию оформления бумаг на мигрантов аутсорсинговой компании, специализирующейся на подобной деятельности. Это позволит сэкономить на зарплате, так как оплачиваться будет услуга, а не часы работы. Не нужно будет платить налоги и взносы на еще одного сотрудника, или терять УСН, расширяя штат за пределы сотни человек. Еще один вариант — обратиться в аутстаффинговую фирму, о чем мы писали в одной из наших статей.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг кадров отличается от аутстаффинга тем, что при такой форме сотрудничества, компания платит за полученный результат, а при аутстаффинге — “арендует” время сотрудника сторонней организации.

На аутсорсинг чаще всего отдаются бухгалтерия, кадровое делопроизводство, юридические функции, логистика, охрана, клининг, производственные процессы, IT и т.д.

Опасности аутсорсинга

В некоторых случаях стоимость превышает допустимые мерки, причем безосновательно. А иногда предложения сторонних организаций удивляют своей дешевизной. Связано это может быть с множеством факторов. К примеру, у компании нет специалистов, предприниматель только начинают свой бизнес, поэтому и демпингует. Другие компании, наоборот, решив, что у них нет конкурентов, не интересуются тем, что происходит вокруг. Поэтому предпринимателю очень важно очень осторожно подходить к выбору партнера, ведь на откуп отдаются хоть и не самые стратегические, но все же бизнес-процессы.

Отсюда вытекает и другая проблема: передав все функции управления персоналом, собственник бизнеса утрачивает контроль, а если аутсорсинговая компания выполняла недобросовестно свои функции, то восстановить порядок будет достаточно сложно. Как только проблема станет ясна, то придется искать очень быстро новую компанию, предоставляющую такого рода услуги, либо набирать новый персонал к себе в компанию.

Поэтому очень важно осторожно и внимательного подходить к выбору провайдера для ведения кадрового делопроизводства и управления персоналом.

Обязательно обращайте внимание на наличие страховки профессиональной ответственности. Правда, ее наличие не является панацеей, а потому дополнительно обязательно изучите страховые обязательства аутсорсинговой компании, уточните размер страховой суммы.

Основы заключения договора на предоставление услуг персонала

На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.

Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.

Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:

1. Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
2. Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2020 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2020 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2020 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2020 года.
3. Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
4. Условия расторжения договора аутсорсинга.

Аутсорсинг в логистике

Его суть заключается в том, что логистические процессы передаются третьей стороне. Этой стороной может быть одна выбранная вами фирма, а, может быть, и несколько.

Благодаря этой услуге уменьшаются расходы вашей компании.

Причины популярности логистического аутсорсинга.

Часто руководство компании приходит к выводу, что просто не может наладить бизнес-процесс в сфере логистики. Это может произойти по разным причинам.

При этом часть фирм начинает вкладывать огромные суммы на то, чтобы содержать штат необходимых специалистов, другие же предпочитают заключить договор с аутсорсером.

Как классифицируются операторы.

В логистической сфере применяются специфические термины, поэтому стоит рассмотреть классификатор операторов:

• 1PL – владелец груза все операции выполняет сам;
• 2PL – стандартный набор услуг по управлению складированием и транспортировкой грузов;
• 3PL – стандартный набор дополняется несколькими функциями: обработкой грузов, перегрузкой и так далее;
• 4PL – включает в себя управление и контроль за всеми логистическими процессами в вашей компании;
• 5PL – высший уровень классификации, включает в себя менеджмент всех процессов.

Под влиянием времени и трансформации бизнес-индустрии выделилось несколько основных видов бухгалтерского аутсорсинга:

1. Консультирование. Достаточно распространённая услуга, направленная на мониторинг деятельности штатных бухгалтеров. Часто применяется перед глобальными проверками координирующих органов, перед продажей или передачей бизнеса новому владельцу. Кроме того, консультативный аутсорсинг применяется в случае сотрудничества с иностранными компаниями;
2. Выборочный аутсорсинг. В данном случае компания передаёт под внешнее управление часть функций. Это может быть связано с вопросами о начислении заработной платы, отпусков и больничных, подготовкой годовой отчётности, ревизией перед проверкой контролирующих органов и т.д. Часто подобный вид аутсорсинга необходим для того, чтобы руководство компании получило объективную оценку деятельности бухгалтерии, а так же для оптимизации сходных процессов;
3. Полный аутсорсинг. Представляет собой 100% передачу ведения бухгалтерского учёта сторонней организации. Подходит новичкам и позволяет не содержать в штате бухгалтера;
4. Ведение бухгалтерской деятельности от имени главного бухгалтера компании. В этом случае сторонняя компания имеет право подписи, принимает бухгалтерскую отчётность, даёт добро или вносить коррективы прежде чем поставить печать и подпись. Компания-аутсорсер берёт на себя контроль за бухгалтерской деятельностью предприятия.

Каждый из видов в России пользуется огромной популярностью и находит своих сторонников.

Подбор того или иного вида помощи напрямую зависит от рода деятельности компании, её текущего состояния, наличия штатных бухгалтеров и т.д.

Когда и кому необходим

Вопрос относительно рациональности аутсорсинга каждое предприятие решает индивидуально. Для каких задач и когда к работе можно привлечь стороннего специалиста:

• для выполнения краткосрочной задачи, имеющий разовый характер, когда нужна команда специалистов, которых нет в штате фирмы. Например, необходима разработка мобильного приложения и чат-бота для супермаркета. Так вот в этом случае оформлять официально по трудовому договору программиста и его команду не стоит. Достаточно обратиться в аутсорсинговую компанию и подобрать сотрудников.
• для выполнения небольшого ряда задач и функций, имеющих системный характер. Например, индивидуальному предпринимателю или небольшой фирме незачем нанимать бухгалтера, поскольку объем проводимых операций и документооборот достаточно небольшой. Им вполне достаточно один раз в месяц передавать на сторону всю первичную документацию, чтобы внештатный бухгалтер мог систематизировать информацию и подготовить промежуточные отчеты.
• для решения кадровых вопросов по подбору персонала. При небольшой текучести кадров и постоянной деятельности необходимость в новых сотрудниках весьма небольшая. Зачем, например, фирме менеджер по подбору персонала, который будет выполнять свои функции 1–2 раза в квартал, если достаточно воспользоваться услугами кадрового агентства.

Это не значит, что воспользоваться аутсорсингом персонала можно только для выполнения каких-то временных функций. Абсолютно нет. Юридические и бухгалтерские услуги могут предоставляться на постоянной системной основе.

• Какие виды аутсорсинга популярны в России:
• Сотрудники бухгалтерской сферы, налогообложения и юристы оформляются для выполнения определенного спектра задач.
• Строительный и рабочий персонал. Фирма нуждается в уборщицах, плиточниках, малярах, охранниках. При этом такие работники могут выполнять как разовую, так и постоянную работу. Как правило, они приходят на место своего трудоустройства со своим инструментом, техникой, инвентарем.
• Персонал склада. Для обеспечения нормальной работы склада и вспомогательных подразделений в найм оформляются грузчики, операторы набора, охранники, водители электропогрузчика.
• Сотрудники кол-центров. Малая доля фирм готовы содержать в своем штате сотрудников кол-центра, которые систематически отвечают на вопросы клиентов, проводят опрос и другие подобные функции.
• ИТ-специалисты, выполняющие те задачи, которые перед ними ставят менеджеры и другие сотрудники фирмы.

Главный плюс аутсорсинга – компания не заключает с работником трудового договора или контракта. Следовательно, она не несет ответственности за выполнение трудового законодательства. Вся ответственность находится в компетенции аутосорсинговой компании, которая и предоставила сотрудника в найм.

Между заказчиком услуги и компанией, которая ее предоставляет, заключается договор на оказание услуги. В нем четко прописываются права и обязанности сторон, гарантии и ответственность.

Например, при полном бухгалтерском сопровождении консалтинговая компания может нести полную материальную ответственность за предоставленные услуги. Например, по факту проверки со стороны налоговой инспекции компании-заказчику начислен штраф и недоимка за некорректно рассчитанный налог на прибыль. Получается, что исполнитель в лице консалтинговой фирмы должен полностью покрыть издержки заказчику.

Конечно, такая ответственность прописывается не всегда. Но, как правило, чем лучше имидж и деловая репутация фирмы, тем больше гарантий она готова предоставить.

1. Впервые термином «аутсорсинг» назвали договор между компаниями Kodac и IBM. Присвоил это название Говард Андерсен – основатель «Янки Груп» – в 1990 году.
2. Предоставление услуг аутсорсинга персонала – очень популярная схема работы для европейских, американских стран и Израиля. Ее используют 80–95 % компаний малого и среднего бизнес-сегмента.
3. Зачастую компании поручают сторонним специалистам подбор персонала. Аутсорсинг в этом случае – очень удобный вариант. Первой так поступила компания First American (США). Договор корректировали, улучшали, но за 5 лет благодаря ему удалось сэкономить 12,3 млн долларов.
4. Известные политики тоже оставили след в истории аутсорсинга. Так, бухгалтерский аутсорсинг ADP основал будущий сенатор штата Нью-Джерси Фрэнк Лаутенберг. А компанию EDS – одного из первых аутсорсеров в сфере IT – создал Росс Перо, баллотировавшийся в свое время на пост президента США.
5. Выгоден ли аутсорсинг персонала организаций? Сделать выводы помогают цифры. В XXI веке расходы на аутсорсинговые услуги превысили триллион долларов.
6. В 2002 году компания Procter & Gamble искала компанию-аутсорсера на предоставление IT-услуг. Сложенные вместе документы, полученные в качестве оферты на соответствующий договор, составили бы 180 см в высоту и весили 70 кг. Победила тогда фирма Hewlett-Packard. С ней заключили договор на 10 лет стоимостью 3 млрд долларов. В документе было 10 тысяч страниц.
7. Один работник крупного предприятия в США начал перекладывать часть своих рабочих задач трудолюбивым китайцам за символическую плату (20 % от зарплаты). Руководство, узнав о такой изобретательности, сразу же уволило предприимчивого сотрудника.
8. В 2004 году духовенству Ватикана вручили Шнобелевскую премию. Поскольку служителей не хватало, часть молитв о здравии решили передавать священникам Индии. Процесс был полностью отлажен, требы пересылались через религиозные организации. Священников из Индии не обидели. За свои услуги они получили в 5 раз больше, чем за аналогичную деятельность у себя в стране.
9. Государство США и Великобритании доверяет аутсорсерам даже сбор налогов.
10. Страны-лидеры на рынке аутсорсинга сегодня – Индия, Индонезия, Эстония, Сингапур, Китай, Болгария, Филиппины, Таиланд, Литва и Малайзия. Россия на 24 месте.

Как правильно составить договор аутсорсинга персонала

Как правило, юридически предоставление персонала – аутсорсинг оформляется между двумя бизнес-субъектами как договор на оказание услуг. Форма составления документа произвольная. Главное – соблюдать деловую и нормативную терминологию и общие правила делопроизводства.

В соглашении обязательно расписывают все условия сотрудничества. В большинстве случаев рекомендуется использовать не типовые соглашения, а индивидуальные.

Составляя договор аутсорсинга на предоставление персонала, внимательно оценивайте следующие нюансы:

1. Официальные термины в документе нужно использовать дословно, если рассматриваемая тема регулируется законодательно.
2. Предмет договора должен быть четко определен и максимально детализирован. Важно, чтобы в нем было сказано, какие работы нужно выполнить, какие обязательства несут участники, какие услуги необходимо предоставить и на каких условиях. Обычно специалистам-аутсорсерам платят за по факту отработанное время, результат и конкретный период.
3. Соглашения должны подписывать уполномоченные на это представители двух сторон. Это очень важно для специалистов по кадрам – их обязанности на предприятии на подписание такой документации должны быть указаны в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к нему или правилах внутреннего распорядка.

Вот что обязательно должно быть описано в договоре:

• предмет;
• количество и квалификация привлекаемых сотрудников;
• объем работы, которую нужно выполнить;
• цена на услуги аутсорсеров;
• порядок оплаты привлеченным работникам;
• права и обязанности участников;
• период договора;
• порядок приемки услуг.

При этом сами договоры заключают на аутсорсинг разного типа:

• Полный. Аутсорсер узнает все (или почти все) о работе предприятия и оказывает все виды услуг в выбранном направлении. Например, может разрабатывать и внедрять оптимальные логистические решения на всех уровнях деятельности компании.
• Частичный. Аутсорсер получает лишь часть обязанностей в конкретном направлении. Допустим, обслуживает определенное программное обеспечение, но при этом не получает доступ ко всей IT-системе бизнеса.
• Совместный. Аутсорсер получает часть задач по субдоговорам. Например, бухгалтерию компании ведет один человек, а сдает налоговую отчетность привлеченный им подрядчик.
• Промежуточный. Здесь собственные специалисты предприятия передаются под управление аутсорсера.

Необходимо учитывать, что российское законодательство не регулирует вопрос выполнения работ на условиях аутсорсинга. Это, конечно, недостаток сотрудничества с компаниями-аутсорсерами. Именно поэтому единственный вариант контролировать ход выполнения условий работы с партнером – договор.

В документе нужно описать пути разрешения всех вероятных споров. Также должен быть указан подробный список выполняемых работ. Соглашение подписывают стороны, имеющие на это право. Иногда целесообразно проверять, есть ли у компании-аутсорсера лицензия на предоставление услуг.

Бизнес в Европе и аутсорсинг услуг

Опыт стран с давней историей развития бизнеса подсказывает, что эффективность зависит не столько от постоянного присутствия сотрудника на рабочем месте, столько от уровня его профессионализма и мотивации выполнять работу качественно. Сейчас среди европейских стран (Нидерланды, Дания, Финляндия) наметилась тенденция к сокращению рабочей недели до 4 дней, чтобы повысить мотивацию сотрудника и предоставить ему время для личного саморазвития. Тем самым работодатель не только не стремится удержать сотрудника на рабочем месте, но и заботится о его состоянии здоровья, психологическом благополучии, развитии. От такого работодателя и уходить самому не захочется. Поэтому вопрос привлечения персонала на аутсорсинг или по трудовым договорам должен решаться в пользу профессионалов, а не контроля за использованием ими рабочего времени.

Какие задачи можно передать на аутсорсинг?

Все. Если говорить об основных, то это:

Составление типовых документов – трудовых договоров, соглашений, штатных расписаний, должностных инструкций, положений о материальной ответственности, правил внутреннего распорядка и пр.

• Кадровый учет первичной документации – табелей, приказов (формы Т-1, Т-8, Т-5, Т-6 и др.), личных карточек, графиков отпусков и пр.;
• Ведение персонифицированного учета, который занимает важное место в эффективном кадровом учете;
• Заполнение трудовых книжек и журнала их движения;
• Консультирование по трудовым вопросам;
• Взаимодействие с надзорными органами (Трудовая инспекция, Пенсионный Фонд, Фонд Социального страхования, Прокуратура в части соблюдения норм трудового законодательства и т.д.).

Все эти задачи необходимо закрывать даже тогда, когда трудоустроен всего один сотрудник, т.к. за отсутствие хотя бы одного документа предусмотрены серьёзные штрафы. Более того: они назначаются и суммируются за каждое выявленное нарушение. Поэтому у вас должна быть уверенность в качестве ведения кадрового учета.

Проще всего передать выполнение всех основных задач по кадровому делопроизводству профессиональным аутсорсерам: специалистам, которые отлично разбираются в законодательстве, специализируются именно на работе с кадрами и не допускают ошибок. Соответственно, собственный отдел кадров не нужен вообще (при большом объёме работ можно нанять 1 сотрудника, который и будет заниматься взаимодействием с аутсорсером).

Как перейти на кадровый аутсорсинг?

Можно разбить процесс на четыре основных этапа:

Аудит. Тщательно посчитайте, в какую сумму обойдётся создание собственного отдела кадров, удовлетворяющего все потребности компании. Потом проведите анализ рынка аутсорсинговых услуг, запишите средние тарифы наиболее крупных подрядчиков, предлагающих нужные Вам услуги, и сравните цифры: убедитесь в том, что переход на аутсорсинг будет целесообразен;

Выберите подрядчика. Это должна быть фирма, присутствующая на рынке несколько лет, имеющая хорошие отзывы (очень удачно, если можно связаться с текущими и прошлыми клиентами компании, чтобы получить по ней обратную связь). Учтите, что некоторые организации работают только со средним и крупным бизнесом, некоторые – только с малыми и микропредприятиями. И обязательно уточните, есть ли у подрядчика страховка профессиональной ответственности;

Обговорите условия контракта. Вам – совместно с выбранным подрядчиком – нужно составить максимально полное ТЗ на услуги аутсорсинга: опишите весь объём работ, условия сотрудничества в части оплаты при увеличении или уменьшении объема работ и обговорите ответственность сторон.

Важные пункты, которые требуют обсуждения:

• Минимальная квалификация специалистов аутсорсера, работающих с вашей компанией;
• Сроки выполнения, сдачи и приёмки работ;
• Условия и порядок взаиморасчёта;
• Ответственность аутсорсера за качество услуг.

Подпишите договор. В присутствии профессионального юриста и при его участии: проверьте, что договор содержит все согласованные в процессе переговоров условия.
В большинстве случаев все условия достаточно типовые, поэтому проблем не будет.

Каких сотрудников допустимо брать в аренду

Можно арендовать не только HR-менеджеров, но и других специалистов, которых по каким-либо причинам невыгодно держать в штате.

Основные виды аутсорсинга:

1. IT. Для создания ПО и сети предприятия или поддержания техники в рабочем состоянии необязательно нанимать специалиста на полный день.
2. Бухгалтерский. Небольшие компании, не нуждающиеся в разветвленной бухгалтерии, передают на «удаленку» расчет зарплат, оптимизацию налогообложения и ведение учета.
3. Юридический. Услуги юриста нужны не чаще нескольких раз в году, поэтому нет смысла держать специалиста в штате на постоянной основе.
4. Производственный. Крупные предприятия авиа- и космической отрасли, производители автомобилей отдают на аутсорс более 65% процессов, включая разработку ПО, выпуск запчастей для сборки конечного продукта.
5. Логистический. Сторонняя организация может взять на себя ответственное хранение, перевозку, упаковку, маркировку грузов.

Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:

• возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
• получение услуг от работников с высокой квалификацией;
• гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
• экономия средств на зарплату;
• снижение обязательств перед налоговой.

Какие компании по кадровому аутсорсингу самые актуальные

• Компания «Talent Pool» работает в течение значительного количества времени, имеет очень значительную популярность и востребованность. В процессе работы используются инновационные методики, сотрудники – опытные и высококвалифицированные специалисты, которые способны работать на профессиональном уровне. Сотрудничество с такой компанией подарит удобный сервис и максимально оперативное реагирование на любые проблемы. Высокий уровень результативности и низкие параметры цены;
• Компания «Правомочие» предоставляет широкий ассортимент услуг, начиная от поставки кадров, заканчивая качественной юридической помощью. Обеспечивает полное ведение кадрового дела, предлагает услуги составления договоров, расписания, различной документации бухгалтерского характера. Отметим, что данная компания имеет страховку профессиональной ответственности, что предоставляет дополнительные гарантии высококачественного сервиса обслуживания;
• Компания «Staff Energy» предоставляет своим клиентам возможность быстрых решений в кадровых вопросах любой сложности и любой срочности. Специалисты компании – высококвалифицированные профессионалы, чтобы воспользоваться их услугой нужно просто осуществить заполнение специализированного заявления на сайте. Также можно встретиться со специалистами лично, чтобы детально обсудить все важные моменты и нюансы предстоящего сотрудничества;

Похожие записи:

• Наследство после смерти отца с завещанием
• Мать одиночка с двумя детьми: льготы и бонусы
• Оформление впд военнослужащим в 2023 году