Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что выбрать бумажную или электронную трудовую книжку лучше». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Минусы электронной трудовой книжки
Недостатки по сравнению с бумажной трудовой у ЭТК тоже есть:
Нет данных о государственных или ведомственных награждениях. Они нужны для оформления звания «Ветеран труда» — подтверждать получение наград придётся грамотами, выписками из приказов и другими документами.
Есть риск утечки данных к злоумышленникам. Хотя ПФР заявляет, что информация о гражданах хранится надёжно, случаи появления в интернете данных госорганов или компаний происходят регулярно.
Скрыть нежелательные сведения из трудовой не получится. Если бумажную трудовую после увольнения «по статье» можно было «потерять» или, например, заменить в ней несколько страниц, данные из ЭТК уже никуда не денутся.
Если работодатель не передаст данные в ПФР, стаж не будет учтён. Чтобы этого не допустить, сотрудник должен сохранять подписанные трудовые договоры и заказывать выписку из ЭТК после устройства на новую работу.
Выбор – за работником
Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.
Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Цель ведения трудовой книжки в электронном виде, или Зачем отказываемся от бумажного варианта
В законопроекте перечислены основные преимущества электронных трудовых книжек:
- Повышение уровня сохранности сведений о трудовом стаже работника: высокая степень защиты общей базы и персональных данных, их передача осуществляется через специальные усиленные каналы, для доступа требуется квалифицированная цифровая электронная подпись.
- Упрощение процедуры приема на работу, получения сведений о трудовом стаже: кадровая служба оперативно получает необходимые данные соискателя.
- Повышение технологичности делопроизводства, понижение издержек для работника и работодателя при трудоустройстве: обусловлено гарантированной сохранностью данных.
ВАЖНО! Если работник перешел на электронную форму учета, вернуться к бумажному варианту не представляется возможным. Тогда как, сохранив традиционный вариант, поменять решение можно позже.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.
В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.
Как будет проходить внедрение
Новшества будут вводить постепенно. Предполагается, что за 2019 год в законодательство внесут все необходимые изменения, а профильные ведомства (Министерство труда, Пенсионный фонд) решат все технические вопросы.
Срок проведения эксперимента по введению электронных трудовых книжек — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.
На первом этапе проект запустят в компаниях из числа добровольцев (на данный момент их около 20), список утвердит Правительство РФ. В рамках эксперимента организации должны будут ежемесячно предоставлять отчеты, чтобы выявить трудности и проработать их.
Совет! Гражданам, которые хотят оставить трудовую книжку в бумажном виде, нужно будет подать специальное заявление, всех остальных переведут на электронный вариант. В их число попадут и те, кто трудоустроится на работу с 1 января 2020 года.
Перечень документов, включенных в эксперимент, организации должны будут установить самостоятельно. Перевести «в цифру» можно будет:
- трудовые книжки;
- договоры.
За некоторыми исключениями, можно будет выбирать вид электронной подписи. Работать с экспериментальными документами организации будут в собственной информационной системе, а при проведении проверок всю информацию, связанную с трудовой деятельностью, необходимо будет предоставлять в электронном виде.
Сотрудники организаций должны быть осведомлены о проведении эксперимента и дать на это свое согласие, что должно быть прописано в соглашении или коллективном договоре.
При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику документы, которые ведутся в электронном виде, в течение трех дней. При этом, вид этого документа может быть, как цифровой, так и бумажный — это работник должен будет указать в заявлении. С помощью электронной трудовой книжки будет гораздо проще подтвердить стаж работы, не прибегая к помощи юриста.
Закон про электронные трудовые книжки: что о нем сейчас известно
Новый указ — это продолжение закона, который уже вступил в силу 01.01.2020 года. Глава правительства нашего государства считает, что подобные изменения невероятно важны. Во-первых, денежные средства из бюджета будут значительно сэкономлены. Во-вторых, благодаря электронным трудовым книжкам у кадровиков значительно сократится однотипная работа.
Каждый работодатель обязан сообщить собственным работникам, что у них есть право выбора формата ведения такого документы. Сотрудники могут остаться на бумажном варианте либо перейти на новый. Выбрать будет необходимо до 31.12.2020 года.
При выборе электронной трудовой книжки работодатель уже не отвечает за её ведение. Сотрудник получает на руки бумажный аналог. Выбрасывать его не нужно, в ней находится информация о прошлых местах работы. Если вы высказали своего мнения, то бумажный вариант продлевается автоматически.
С 01.01.2021 каждый соискатель, который планирует устроиться на первое рабочее место, получит только электронные трудовые книжки. Бумажные оформить уже не получится.
Информация о трудовой деятельности работника будет заноситься в цифровой документ на основании. ЭТК содержит в себе все разделы бумажной трудовой книжки.
Получить выписку из ЭТК работник может в день увольнения или в течение 3 дней по запросу в период работы. Она выдаётся по форме СЗИ-ТД, которая заполняется работодателем на основании кадровых документов (приказов, заявлений).
В КоАП РФ предусмотрена ответственность за своевременное предоставление сведений по форме СЗВ-ТД или внесение в неё информации с ошибками. Мера и форма наказания для должностных лиц, нарушающих установленный законом порядок ведения ЭКТ, определена статьёй 5.27 КоАП РФ.
Что будет после 2020 года?
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.
Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.
У электронных книжек есть ряд преимуществ
Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала, Северсталь-Центр Единого Сервиса
Электронные книжки имеют ряд преимуществ:
— Их невозможно потерять или подделать.
— Работнику не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами.
— Кадровики быстро получат сведения о трудовой деятельности соискателя при трудоустройстве.
— У работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.
От этого выигрывают все. Для работодателя это значительная экономия времени на ведении трудовых книжек в бумажном виде: экономия ресурсов, экономия бюджетов.
К моменту расчета пенсии ПФР будет обладать полной информацией о трудовой деятельности гражданина. Возможно, не сразу, все зависит от того, как будут внесены исторические данные.
Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также направить свои данные при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно. Каждый сотрудник будет иметь доступ к своей электронной трудовой книжке.
Как будут предоставляться доступы юридическим лицам? Есть несколько вариантов. Самый вероятный вариант: только действующий работодатель будет иметь доступ к электронной трудовой книжке сотрудника. Это означает, что если на этапе подбора персонала работодатель захочет проверить карьерную историю кандидата, он запросит у кандидата выписку из электронной трудовой книжки. Невероятный вариант: все работодатели будут иметь доступ ко всем электронным ТК сотрудников. Что противоречит Закону о персональных данных.
Как будут передаваться данные в Пенсионный фонд? Для этого используется технический формат xml. Будет разработан новый формат передачи данных в ПФР или расширен существующий формат передачи. Информация передается в Пенсионный фонд до 15 числа следующего месяца за отчетным. Эти же сроки определены для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года.
2020 – пилотный год проекта, с 2021 года сроки становятся жестче. Например, информация о приеме или увольнении должна быть передана на следующий день после приема или увольнения. В 2021 году на электронные трудовые книжки перейдут и малые предприятия, где менее 25 сотрудников.
После начала использования электронных трудовых книжек встанет вопрос об оцифровке истории трудовой деятельности сотрудников. Здесь несколько вариантов развития событий: действующий работодатель передает всю историю работы сотрудника в этом юридическом лице. В этом случае уже сложится история, как минимум, по текущему работодателю.
Может ли работодатель передать историю сотрудника в других юридических лицах, и насколько это будет корректно? Сведения в трудовой книжке о других местах работы – ответственность других юридических лиц.
В этом случае возможен сценарий оцифровки этой информации через МФЦ. Когда текущий работодатель дает заверенную копию бумажной трудовой книжки. Далее работник идет с ней в МФЦ и там ее оцифровывают. Тогда Пенсионный фонд будет обладать полной информацией о трудовой деятельности, передвижениям работника и всем этапам его трудовой деятельности.
Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки? Минтруд предложил перечень мер, которые понадобится провести для перехода на новые правила в 2020 году. В том числе:
— С участием профсоюзной организации подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты.
— Письменно уведомить работников о грядущих изменениях.
— Обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.
Более того, в законопроекте планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц за нарушение сроков подачи сведений и за направление неполной или недостоверной информации.
Следующим этапом развития кадрового делопроизводства может быть полный переход на электронный документооборот с использованием электронной подписи.
Как изменилась отчетность
С 2020 кадровые изменения надо отражать в отчете СЗВ-ТД. Отчеты нужны по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору. Составлять их нужно только в случае кадровых изменений. Если ничего не происходило — подавать отчет по нему не нужно.
Кадровые изменения это:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую должность;
- присвоение квалификации/специальности;
- подача заявления об отказе/желании вести бумажную трудовую.
Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция
ЭТК были введены в использование 1 января 2020 года. Все работающие граждане имеют право сами решить, готовы ли они перейти к новому формату ведения сведений об их трудовой деятельности. Без согласия работника невозможно прекратить ведение бумажной версии его книжки.
Но и в этом правиле есть исключение. Все, кто впервые устраиваются на работу с 2021 года, изначально будут переводиться на электронный формат.
Если вы работающий гражданин, то до 31 декабря 2020 года вы обязаны подать заявление в произвольной форме о том, какой формат ведения книжки выбираете: электронный или бумажный.
Что делать, если сотрудники все-таки решили перейти на ЭТК? Вот пошаговая инструкция.